เก็บอะไรไว้ในหอจดหมายเหตุ
หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติมีนโยบายในการรวบรวมและจัดเก็บจดหมายเหตุ 4 ประเภท คือ จดหมายเหตุองค์กร จดหมายเหตุส่วนบุคคล จดหมายเหตุภาคประชาสังคม และหนังสืออ้างอิง
- จดหมายเหตุองค์กร หมายถึง เอกสารจากหน่วยงานของกระทรวงสาธารณสุขและหน่วยงานที่ดำเนินงานด้านระบบสุขภาพไทย เช่น เอกสารกองสุขศึกษา กรมสนับสนุนบริการสุขภาพ เอกสารของสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) เป็นต้น
- จดหมายเหตุส่วนบุคคล หมายถึง เอกสารส่วนบุคคลผู้มีคุณูปการต่อระบบการแพทย์และการสาธารณสุข และผู้มีคุณูปการต่อระบบสุขภาพไทย รวมทั้งปราชญ์ท้องถิ่นที่มีประวัติดูแลและรักษาสุขภาพของชุมชน ซึ่งเป็นเอกสารที่บุคคลหรือครอบครัวได้จัดทำขึ้นหรือรับมาจากที่อื่น และเก็บสะสมไว้เพื่อใช้ประโยชน์เป็นการส่วนตัว หรือบุคคลผู้นั้นครอบครองเป็นเจ้าของ เมื่อเลิกใช้แล้วยังเป็นประโยชน์ต่อบุคคลอื่น ในการนำไปใช้ศึกษาค้นคว้าและวิจัยต่อไป ได้แก่ เอกสารส่วนตัวขณะดำรงตำแหน่งผู้บริหารงานต่าง ๆ เอกสารรายงานการประชุม เอกสารการสอน สมุดจดบันทึกความทรงจำ สมุดทะเบียนประวัติ ภาพถ่ายเก่า วีดีโอเก่าและโปสเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ เหตุการณ์และกิจกรรมสำคัญของแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบสุขภาพ จดหมายโต้ตอบส่วนตัว ผลงานวิจัย ตำรา ต้นฉบับลายมือเขียน หนังสือเชิญประชุมในองค์กร สมาคม และบัตรอวยพรในเทศกาลต่าง ฯลฯ เช่น เอกสาร นพ.บรรลุ ศิริพานิช (อดีตรองปลัดกระทรวงสาธารณสุข) นพ.ไพโรจน์ นิงสานนท์ (อดีตรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข) นายพูนทรัพย์ ปิยะอนันต์ (อดีตผู้อำนวยการสำนักงบประมาณ เป็น ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา) นายวิบูล เข็มเฉลิม (ปราชญ์ชาวบ้าน) เป็นต้น
- จดหมายเหตุภาคประชาสังคม หมายถึง เอกสารจากมูลนิธิและภาคประชาสังคมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านระบบสุขภาพ การแพทย์ และการสาธารณสุข เช่น เอกสารกลุ่มเพื่อมหิดล เอกสารมูลนิธิสาธารณสุขกับการพัฒนา เป็นต้น
- หนังสืออ้างอิง หมายถึง หนังสือและเอกสารที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านระบบสุขภาพ การแพทย์ และการสาธารณสุข เช่น หนังสือที่ระลึก หนังสือตำราแพทย์แผนไทย เอกสารสำเนาของมูลนิธิร็อคกี้เฟลเลอร์ เป็นต้น
ชนิดหรือรูปลักษณ์ของเอกสารที่เลือกเก็บ
จดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติทั้ง 4 ประเภทดังกล่าว เมื่อจัดแบ่งตามรูปลักษณ์แล้วสามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่
- จดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือหรือพิมพ์ด้วยระบบการพิมพ์ลงบนวัสดุรูปแบบต่าง ๆ เช่น ใบลาน สมุดไทย ดำ-ขาว เอกสารการประชุม จารึก หนังสือเก่า หนังสือที่ระลึกของหน่วยงานสาธารณสุขต่าง ๆ เอกสารงานวิจัยทางการแพทย์ รายงานการจัดสัมมนาประวัติศาสตร์ระบบสุขภาพไทย (Witness Seminar) เป็นต้น
- โสตทัศน์จดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพ ได้แก่ แถบบันทึกเสียง วีดีโอ ภาพถ่าย เนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ บัตรอวยพร ฯลฯ เช่น แผนงานสื่อสาธารณะของ สช.วีดีโองานสัมมนา กิจกรรมของหน่วยงานสาธารณสุขต่าง ๆ แถบบันทึกเสียงข้อมูลภาคสนามของสำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ ไฟล์ภาพเครื่องมือแพทย์ของสถาบันโรคทรวงอก ม้วนวีดีโอผลงานโรงพยาบาลตาคลี แผ่นพับเกี่ยวกับการรณรงค์เรื่องการป้องกันโรคต่าง ๆ ของกรมควบคุมโรค เป็นต้น
- จดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives) ได้แก่ แผนที่ พิมพ์เขียว แผนผังต่าง ๆ เช่น แผนที่โรงพยาบาลอำนาจเจริญ เป็นต้น
- จดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives) เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ทั้งที่เป็นไฟล์/ซีดีภาพ ไฟล์หนังสือสแกน โปสเตอร์สแกน ไฟล์อาร์ตเวิร์คต่าง ๆ เช่น DVD เกี่ยวกับการรักษาโรคต่าง ๆ CD เกี่ยวกับงานวิจัย การป้องกันและรักษาโรคต่าง ๆ เป็นต้น
ความสำคัญของหอจดหมายเหตุ
เอกสารที่ส่งมอบให้หอจดหมายเหตุฯ เอกสารต่าง ๆ เมื่อผ่านการประเมินคุณค่าจากเจ้าของเอกสารและนักจดหมายเหตุแล้วจะเก็บไว้เป็นจดหมายเหตุที่หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติตลอดไป
สถานที่จัดเก็บมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม
หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติมีสถานที่จัดเก็บตามมาตรฐานการควบคุมอุณหภูมิของการจัดการจดหมายเหตุสากล โดยติดตั้งเครื่องควบคุมอุณหภูมิ เครื่องปรับอากาศและเครื่องฟอกอากาศ เครื่องดูดความชื้น เพื่อป้องกันจดหมายเหตุประเภทต่าง ๆ ไม่ให้เสื่อมสภาพเร็วเกินไป และหากเอกสารเก่าหรือชำรุดมีการซ่อมแซมตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ และมีโครงการจัดทำจดหมายเหตุดิจิทัลในอนาคต เพื่อนำไฟล์สำเนาจดหมายเหตุมาให้บริการแทนฉบับจริง ซึ่งจะเป็นการลดการเสื่อมสภาพของจดหมายเหตุได้เป็นอย่างดี
จัดเก็บอย่างเป็นระบบให้สามารถค้นคืนได้
หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติมีการจัดหมวดหมู่จดหมายเหตุอย่างเป็นระบบตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ จัดทำเครื่องมือช่วยค้นทั้งระบบรูปเล่ม คือ บัญชีเอกสาร และสืบค้นออนไลน์ทางเว็บไซต์ เพื่อนำมาให้บริการทั้งการเข้าใช้ปกติและการเข้าใช้บริการทางออนไลน์ ที่หอจดหมายเหตุชั้น 1 อาคาร 100 ปี การสาธารณสุขไทย (อาคารคลังพัสดุ)
มีกิจกรรมเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุเป็นระยะ
มีการจัดกิจกรรมด้านประวัติศาสตร์สุขภาพร่วมกับเครือข่ายเป็นระยะ ได้แก่ งานสัมมนาผู้รู้เห็นประวัติศาสตร์สุขภาพ กิจกรรมการแสวงหาจดหมายเหตุส่วนบุคคลและจดหมายเหตุภาคประชาสังคม การจัดนิทรรศการถาวรและชั่วคราว ที่หอประวัติศาสตร์สุขภาพ และหอจดหมายเหตุชั้น 1 อาคาร 100 ปี การสาธารณสุขไทย (อาคารคลังพัสดุ)
งานจดหมายเหตุเป็นอย่างไร
วิธีจัดหาจดหมายเหตุ
จดหมายเหตุเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการดำเนินงานตามหน้าที่ที่บุคคลหรือหน่วยงานได้ทำขึ้นหรือรับไว้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงานและปฏิบัติงาน หรือเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง ดังนั้น เอกสารที่มีความสมบูรณ์ที่สุดจึงมีเพียงฉบับเดียวหรือชุดเดียว หรือชุดที่บุคคลหรือหน่วยงานได้นำมาใช้เพื่อการดังกล่าว ด้วยเหตุนี้การจัดหาจดหมายเหตุต้องมีวิธีเฉพาะเพื่อให้ได้เอกสารต้นฉบับที่สมบูรณ์ที่สุด หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติจึงใช้วิธีปฏิบัติตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ ดังนี้
- การรับมอบ (Accessioning) การรับมอบเอกสารจากหน่วยงาน บุคคล และภาคประชาสังคมนั้น ๆ เมื่อดำเนินกิจการแล้วเอกสารนั้นสิ้นกระแสการใช้หรือเอกสารปฏิบัติเสร็จแล้ว แต่ยังมีคุณค่าทางการบริหาร ทางประวัติศาสตร์ และเป็นหลักฐานอ้างอิง หรือตามเกณฑ์ที่กำหนดจำเป็นต้องเก็บรักษาเป็นจดหมายเหตุตลอดไป โดยใช้ระเบียบของหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ พ.ศ. 2561 เป็นแนวทางในการดำเนินงาน นอกจากนี้ ยังอาศัยความร่วมมือและความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเพื่อให้ได้มาซึ่งเอกสารที่ต้องการ เช่น การทำข้อตกลงความร่วมมือระหว่างสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) ซึ่งเป็นองค์กรที่สนับสนุนงบประมาณแก่หอจดหมายเหตุฯ กับตัวแทนผู้บริหารของกระทรวงสาธารณสุข เมื่อวันที่ 24 มิถุนายน 2551 ถือเป็นระเบียบให้หน่วยงานภายในกระทรวงสาธารณสุขส่งมอบเอกสารแก่หอจดหมายเหตุ เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสารส่งมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้และมีคุณค่ามาเก็บไว้ในหอจดหมายเหตุโดยสม่ำเสมอ เป็นต้น
- การบริจาค (Donation) การรับมอบเอกสารจากหน่วยงาน บุคคล หรือภาคประชาสังคม ที่ยินดีบริจาคเอกสารให้แก่หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติเพื่อจัดเก็บและให้บริการเป็นจดหมายเหตุตลอดไป ทั้งนี้ การตกลงจะรับบริจาคเอกสารแต่ละกลุ่มนั้น จำเป็นต้องสืบเสาะหาข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายเหตุที่ต้องการรับบริจาค เพื่อให้แน่ใจว่ามีคุณค่าและสอดคล้องกับนโยบายการจัดหาเอกสารตามที่หอจดหมายเหตุกำหนดไว้ และเป็นจดหมายเหตุที่ผู้บริจาคมีสิทธิในการครอบครองถูกต้องตามกฎหมาย โดยเมื่อมีการเจรจาตกลงกันจะมีการจัดทำหลักฐานการบริจาคเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันการฟ้องร้องภายหลัง พร้อมทั้งระบุเงื่อนไขที่ผู้บริจาคต้องการให้ปรากฏเป็นลายลักษณ์อักษรและอยู่ในหนังสือฉบับเดียวกันด้วย
- การซื้อ การซื้อจดหมายเหตุที่จำเป็นเนื่องจากเอกสารบางรายการไม่สามารถสืบค้นต้นฉบับได้ และเอกสารนั้นเป็นเอกสารที่ผู้ครอบครองต้องการขาย การซื้อจะตกลงราคาให้แน่นอน และจัดทำหลักฐานการซื้อเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุชื่อผู้ขาย ชื่อผู้ซื้อ ราคา พร้อมรายละเอียดของเอกสารที่จัดซื้อ โดยหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติจะสั่งซื้อหนังสือหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิรูประบบสุขภาพ หนังสือที่ระลึกทางการแพทย์และการสาธารณสุข เช่น หนังสืองานศพบุคคลสำคัญทางการแพทย์ หนังสือเก่าเกี่ยวกับตำราแพทย์แผนโบราณ หนังสือหรือวารสารเก่าทางการแพทย์ที่ซื้อจากงานสัปดาห์หนังสือแห่งชาติ เป็นต้น สำหรับจัดเก็บเป็นหนังสืออ้างอิงประกอบการให้บริการจดหมายเหตุ
- การทำสำเนาและจำลองเอกสาร เป็นการสร้างเอกสารขึ้นใหม่โดยกรรมวิธีต่าง ๆ เช่น ถ่าย พิมพ์ อัดสำเนา คัด เขียน เป็นสำเนาเอกสาร ภาพถ่ายสไลด์ สแกนฟิล์มสไลด์ เป็นต้น การจัดทำสำเนาและจำลองเอกสารนี้จำเป็นในกรณีที่หอจดหมายเหตุไม่สามารถจัดหาเอกสารต้นฉบับได้ เช่น หนังสือเกี่ยวกับหมอบลัดเลย์ ตำราแพทย์แผนโบราณจากสมุดไทยดำ-ขาว จากหอสมุดแห่งชาติ เอกสารทางการแพทย์สมัยรัชกาลที่ 5 จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เป็นต้น
การอนุรักษ์จดหมายเหตุ
การอนุรักษ์จดหมายเหตุ คือ กระบวนการดูแลรักษาสภาพทางกายภาพของเอกสาร โดยการตรวจสอบ ป้องกัน เปลี่ยนสภาพ และซ่อมบูรณะ เพื่อมิให้เอกสารชำรุด หรือสูญหาย และเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้นานที่สุด มีวิธีการสำคัญ 3 วิธี ได้แก่
- การป้องกัน เป็นกระบวนการควบคุมมิให้จดหมายเหตุเสื่อมสภาพหรือสูญหาย และให้คงสภาพเดิมให้นานที่สุด ได้แก่ การตรวจสอบสภาพ การอบ และทำความสะอาดจดหมายเหตุ การลดกรดในเนื้อกระดาษ การสร้างสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม เช่น ติดตั้งเครื่องปรับอากาศ เครื่องฟอกอากาศ เครื่องดูดความชื้น ฟิล์มกรองแสง เป็นต้น การเลือกใช้วัสดุอุปกรณ์และครุภัณฑ์ที่เหมาะสม สำหรับเก็บจดหมายเหตุ การรักษาความปลอดภัย ป้องกันไฟไหม้และน้ำท่วม การทำความสะอาดที่ทำการสม่ำเสมอ การแนะนำการหยิบเอกสารและการสงวนรักษาเอกสารขั้นพื้นฐาน และการเคลือบจดหมายเหตุ
- การเปลี่ยนสภาพจดหมายเหตุ จดหมายเหตุที่ชำรุดควรนำมาเปลี่ยนสภาพเป็นวัสดุย่อส่วนเป็นไมโครฟิล์มหรือเปลี่ยนเป็นรูปลักษณ์แบบอื่นที่สามารถนำมาใช้แทนเอกสารต้นฉบับ เช่น การสแกนเป็นไฟล์หรือสำเนาเป็นเอกสาร เป็นต้น
- การซ่อมบูรณะจดหมายเหตุ จดหมายเหตุที่ชำรุด เสียหาย หรือเสื่อมสภาพต้องได้รับการซ่อมบูรณะในทันที โดยการอบเอกสาร การคลี่เอกสารให้คลายตัวและแกะสิ่งที่มัดเอกสารออก การทำความสะอาด ล้าง และขจัดความสกปรก การลดกรด การซ่อมปะ และเสริมความแข็งแรงแก่นเอกสาร ซึ่งขึ้นอยู่กับสภาพความชำรุดของเอกสารว่าควรจะมีการซ่อมบูรณะด้วยวิธีใด
